Bilanzielle & steuerliche Behandlung der Subsidiärhaftung

2025-11-12 16:56

Bilanzielle und steuerliche Behandlung der Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit – Rückstellungen korrekt erfassen und bewerten

Bei der Subsidiärhaftung haften Entleiher für Sozialversicherungsbeiträge, wenn der Verleiher zahlungsunfähig wird – Absicherung ist daher zwingend nötig.
Haftungsrisiken für Entleiher: Unternehmen können für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern des Verleihers haften.
Rückstellungen bilden: Rückstellungen müssen gebildet werden, wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht und das Risiko wirtschaftlich relevant ist.
Bilanzielle Bedeutung: Eine fehlerhafte Rückstellung kann das Bild des Jahresabschlusses verfälschen.
Praktische Umsetzung: Unternehmen sollten Verleiher prüfen, Haftungsklauseln einbauen und Rückstellungen korrekt dokumentieren.

Lesezeit: 6 min
Autor: Christian Marchsreiter in Zusammenarbeit mit Steuerbater/Rechtsanwalt Phillip Campbell

Unternehmen, die Leiharbeitnehmer beschäftigen, tragen ein oftmals unterschätztes finanzielles Risiko: Sie können für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge oder Lohnsteuern haften, wenn der Verleiher seinen Pflichten nicht nachkommt.
Diese sogenannte Subsidiärhaftung ist nicht nur rechtlich relevant – sie muss auch ordnungsgemäß bilanziell und steuerlich berücksichtigt werden, insbesondere durch die Bildung von Rückstellungen.

Welche Haftungsrisiken bestehen für Entleiher?

Wer Arbeitnehmer über einen Personaldienstleister beschäftigt, wird rechtlich als Entleiher nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) eingestuft. Das bringt – trotz der Flexibilität beim Personaleinsatz – erhebliche Risiken mit sich.

Im Kern geht es um die gesetzliche Ersatzhaftung gegenüber staatlichen Stellen, wenn der Verleiher seine Pflichten verletzt.

Rechtsgrundlagen hierfür sind u. a.:

§ 28e Abs. 2 SGB IV – Haftung für Sozialversicherungsbeiträge
§ 42d Abs. 6 EStG – Haftung für nicht abgeführte Lohnsteuer
§ 10 Abs. 3 AÜG – Gleichstellung bei fehlender Überlassungserlaubnis

Bedeutung für die Praxis:

Selbst wenn das Entleihunternehmen alle eigenen Verpflichtungen korrekt erfüllt, kann es finanziell in Anspruch genommen werden, sobald der Verleiher fehlerhaft oder ohne Erlaubnis agiert. Diese latente Haftung muss im Jahresabschluss sichtbar werden.

Wann ist eine Rückstellung im Fall einer Subsidiärhaftung erforderlich?

Nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB muss eine Rückstellung gebildet werden, wenn:

eine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten besteht,
die Inanspruchnahme wahrscheinlich oder zumindest nicht auszuschließen ist,
die Höhe der Verpflichtung noch unbestimmt ist.

Damit erfüllt die Subsidiärhaftung im Regelfall die Voraussetzungen für eine Rückstellung.

Die Höhe ist gemäß § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung anzusetzen.

Auch steuerrechtlich (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG) gilt: Verpflichtungen, die wirtschaftlich im abgelaufenen Geschäftsjahr entstanden sind, müssen berücksichtigt werden. Dabei helfen Erfahrungswerte (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 EStG) und wertaufhellende Erkenntnisse bis zur Bilanzerstellung.

Tipp: Eine präzise Dokumentation der Entscheidungsgrundlagen ist Pflicht – sowohl für den Jahresabschluss als auch gegenüber der Finanzverwaltung.

Wie wahrscheinlich ist die tatsächliche Inanspruchnahme?

Ob eine Rückstellung notwendig ist, hängt wesentlich von der Eintrittswahrscheinlichkeit ab.
Bereits bei einer überwiegenden Wahrscheinlichkeit – oder selbst bei niedrigerer Wahrscheinlichkeit, wenn das Risiko wirtschaftlich erheblich ist – muss ein vorsichtiger Kaufmann eine Rückstellung bilden.

Auch bei weniger als 50 % Eintrittswahrscheinlichkeit kann eine Rückstellung geboten sein, wenn ein potenzieller Käufer das Risiko preisrelevant einpreisen würde.

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Subsidiärhaftung – Warum ist die Rückstellung bilanziell so bedeutsam?

Ein fehlerhafter oder unterlassener Rückstellungsposten kann das Gesamtbild des Jahresabschlusses massiv verfälschen.

Gemäß § 264 Abs. 2 HGB hat der Abschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild zu vermitteln. Wird das Risiko der Subsidiärhaftung nicht erfasst, ist dieses Gebot verletzt – das Unternehmen wirkt solider, als es tatsächlich ist.

Wer im Unternehmen ist verantwortlich beim Thema Subsidiärhaftung?

Die Behandlung der Subsidiärhaftung ist keine reine Finanzthematik. Mehrere Abteilungen sind eingebunden:

Einkauf

Überprüfung der Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis
Vertragsgestaltung mit Haftungsfreistellungsklauseln
Auswahl seriöser Verleiher

Personal / HR

Dokumentation aller Leiharbeitsverhältnisse
Kontrolle von Equal-Pay-Vorgaben und AÜG-Regelungen
Zusammenarbeit mit Einkauf und Compliance

Compliance

Laufende Überwachung gesetzlicher Anforderungen
Etablierung von Kontrollsystemen zur Risikofrüherkennung
Integration in das interne Risikomanagement

Rechtsabteilung

Prüfung und Anpassung der Vertragswerke
Beratung in Streitfällen
Einschätzung potenzieller Prozessrisiken

Geschäftsführung / CFO

Verantwortung für Risikostrategie und Bilanzierung
Festlegung der Rückstellungshöhe
Berichterstattung an Aufsichtsgremien und Gesellschafter

Rechnungswesen / Controlling

Erfassung und Bewertung der Rückstellungen
Nachvollziehbare Dokumentation für die Abschlussprüfung
Einbeziehung historischer Erfahrungswerte

Wie gelingt die praktische Umsetzung?

In der Unternehmenspraxis bewährt sich ein klar strukturierter Ablauf:

Verleiher prüfen: Regelmäßige Kontrolle der Überlassungserlaubnis.
Vertragliche Absicherung: Haftungsklauseln verlangen – auch wenn sie das Risiko nicht vollständig ausschließen.
Risikoeinschätzung: Interdisziplinäre Bewertung durch Einkauf, HR, Legal und Finance.
Rückstellung bilden: Bilanzierung nach HGB und EStG, mit nachvollziehbarer Begründung.
Dokumentation: Alle Annahmen und Unterlagen archivieren.
Aktualisierung: Neue Informationen (z. B. Insolvenz des Verleihers) laufend einarbeiten.

Fazit: Bilanzielle und steuerliche Behandlung der Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit

Die Subsidiärhaftung stellt für Entleihunternehmen ein reales finanzielles Risiko dar – sowohl rechtlich als auch bilanziell.

Eine vorausschauende Rückstellungsbildung nach HGB und EStG ist daher unverzichtbar, um die wirtschaftliche Lage korrekt darzustellen.

Unternehmen, die Zeitarbeit nutzen, sollten die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, HR, Compliance und Finance institutionalisieren, um Risiken zu erkennen und transparent abzubilden.

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FAQs zur steuerlichen Behandlung der Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit

Muss die steuerliche Behandlung der Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit auch bei geringem Risiko erfolgen?

Ja, auch bei einer Eintrittswahrscheinlichkeit unter 50 % kann eine Rückstellung geboten sein, wenn das Risiko wirtschaftlich relevant ist. Entscheidend ist die Beurteilung eines „vorsichtigen Kaufmanns“, der alle Eventualverbindlichkeiten steuerlich abbildet.

Welche Unterlagen sind für die steuerliche Bewertung der Subsidiärhaftung erforderlich?

Erforderlich sind insbesondere Nachweise über die Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis, Dokumentationen über interne Prüfprozesse sowie die Begründung der Risikoeinschätzung.
Diese Unterlagen dienen als Grundlage für die korrekte steuerliche Behandlung und spätere Abschlussprüfung.

Welche Folgen hat eine unzutreffende steuerliche Behandlung der Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit?

Fehlt die erforderliche Rückstellung, kann der Jahresabschluss ein falsches Bild der Vermögenslage vermitteln.
Im Extremfall drohen Beanstandungen durch Wirtschaftsprüfer oder Finanzbehörden sowie eine nachträgliche steuerliche Korrektur mit Zinsfolgen.

Über den Autor

Christian Marchsreiter

Gründer und Geschäftsführer der IZS Institut für Zahlungssicherheit

Christian ist seit 2005 "Seriengründer" im IT-Bereich und hat bereits mehrere disruptive digitale Produkte, Services und Geschäftsmodelle entwickelt, Firmen dazu gegründet und erfolgreich aufgebaut.

2011 wandte sich eine der größten Zeitarbeitsfirmen Deutschlands an ihn und fragte ihn, ob er eine neue Lösung zur Subsidiärhaftungsproblematik in der Zeitarbeit finden könne. 4 Wochen später gründete er das IZS Institut für Zahlungssicherheit und entwickelte zusammen mit namhaften Zeitarbeitsfirmen die erste Produktversion, die nur 3 Monate später live ging.

Christian Marchsreiter